Teoría de las limitaciones: Descubriendo el camino crítico del proyecto

La Teoría de las limitaciones, que en inglés traduce Theory of Constraints (TOC), es un procedimiento de programación y control de la producción, que intenta obtener el máximo rendimiento posible para así optimizar los obstáculos de un proceso productivo.

La Teoría de las restricciones, como también es llamada, vio la luz gracias al libro La meta, escrito por el físico Eliyahu M. Goldratt y relata los inconvenientes que se presentan durante los procesos de gestión de operaciones y de producción.

Y como en la Universidad de Investigación e Innovación de México sabemos lo crítico que es el camino para sacar adelante un proyecto, nos hemos ocupado de crear el Doctorado en Dirección de Proyectos, donde te formarás como un investigador del más alto nivel con competencias, habilidades y actitudes que te llevarán a diseñar y materializar planes innovadores en pro de la sociedad.

A continuación profundizamos en qué consiste la Teoría de las limitaciones y cómo se puede aplicar.

En qué consiste la Teoría de las limitaciones

La Teoría de las limitaciones se sustenta en que un sistema, ya sea una planta de producción o una empresa, está compuesto por piezas interdependientes y que, así como en una cadena, el sistema únicamente puede ser tan sólido como su vínculo más débil se lo permita, es decir, el cuello de botella o la restricción.

Cuando se habla de restricción, en este caso, hace referencia a todo aquello que limita a la consecución del objetivo.

Se apunta a que existen tres clases de limitaciones:

  1. Físicas
    Se trata de los factores físicos que impiden que el sistema cumpla con su meta como maquinaria, instalaciones o equipos.
  2. Reglamentarias 
    Hace hincapié en los reglamentos internos de la empresa que no dejan que esta alcance sus metas.
  3. Según el mercado 
    Aquí la barrera ha sido implantada por la demanda de los productos o servicios.

El punto de partida de la Teoría de las restricciones

Todo proceso tiene un inicio y en la Teoría de las limitaciones es la detección de dos particularidades de gran importancia dentro de las organizaciones:

  • Pirámide jerárquica
    Se supone que los directivos de la empresa son quienes tienen una visión global de la misma, así que son ellos quienes deberían de tomar las decisiones en función de los propósitos trazados, siempre en coordinación con los demás departamentos.
  • Estructura organizativa
    Es necesario delimitar una estructura organizativa que se desarrolle como una secuencia de acciones en cadena, para que los directivos vuelquen sus esfuerzos en identificar las limitaciones del sistema empresarial.

Aplicación de la Teoría de restricciones

La Theory of Constraints tiene diferentes aplicaciones entre las que se pueden señalar:

  • Mejorar procesos actuales que estén destinados a generar un impacto comercial notable.
  • Adelantarse a los problemas y resolverlos para que no interfieran en proyectos clave.
  • Formar a un equipo para que mejore sin tener que hacer una inversión o contratar a personal nuevo.
  • Completar el proceso de gestión de riesgos del proyecto.
  • Dar respuesta al incumplimiento de una meta, con el fin de enfrentar la incertidumbre.

La teoría de las limitaciones y los Project managers

Todo Project manager debería, como lo apunta Goldratt en su libro considerar que la única finalidad de una empresa es ganar dinero. Lo que significa que el resto de metas son solo mecanismos para conseguir ese objetivo final. Por eso, es fundamental que el gerente encamine todas las medidas a implantar hacia el logro de esa meta.

Los indicadores de gestión tenidos en cuenta son:

  • Beneficio neto
  • Rentabilidad
  • Liquidez

 

Toda vez que el Project manager identifique la restricción más notable, puede empezar a trabajar para eliminarla o solucionarla e implementar mejoras el proceso del proyecto. De esta manera ‘juega’ el juego prospectivar vs planear.

Cómo sacarle provecho a la Teoría de las limitaciones en un proyecto

La manera más práctica de sacarle provecho a la Teoría de las restricciones y de hacer una gestión del tiempo adecuada, a la hora de coordinar proyectos, es poniendo en funcionamiento los cinco pasos de focalización:

  • Paso 1: Establecer cuál es la principal limitación del proyecto
    El punto de arranque es comenzar a identificar el cuello de botella, que puede ser una persona o un proceso el que esté obstaculizando el proyecto.
  • Paso 2: Sácale beneficio a la restricción
    Lo ideal, es poder sacar el mejor provecho posible a la restricción, es decir, ‘romperla’ sin tener hacer inversiones adicionales.
  • Paso 3: Haz que todo dependa de la restricción
    Se trata de asegurarte de que todas las partes del proyecto sirvan de soporte a la propuesta de solución para la limitación.
  • Paso 4: Minimiza la restricción
    Si la restricción sigue causando problemas debes añadir más recursos a la resolución del problema. Cabe aclarar que este paso es opcional, pues solo se ejecuta si aún hay cosas por corregir en la restricción.
  • Paso 5: Si es necesario repite
    Este paso sirve para repetir las acciones anteriores en caso de que el proyecto así lo solicite. Se supone que aquí el inconveniente ya debería estar resuelto.

Si algo puede salir mal, saldrá mal

Como reflexión final, queremos añadir que en una época en la que está de moda el optimismo, la espiritualidad, la ley de la atracción y todo ese movimiento ‘buena vibra’, ser pesimista desentona un poco, ¿verdad?.

Sea cual sea la onda actual, las empresas no se pueden dar el lujo de seguir esa tendencia, ya que es evidente que por muy esperanzador que se quiera ser, los números no perdonan y ya lo decía Goldratt, “la única finalidad de una empresa es ganar dinero”.

Y no existe un espacio más vulnerable en el que la primera ley de Murphy: Si algo puede salir mal, saldrá mal; cobre tanto tinte de realidad como una compañía.

Algunos de los corolarios (deducciones) de esta ley sentencian epicentros como “nada es tan fácil como parece” o “cualquier solución entraña más problemas”.

De allí, la necesidad de las universidades por formar gestores de cambio con apertura y flexibilidad para el cambio. Por fortuna, cuentas con la UIIX para ayudarte a cumplir el reto. ¡Te esperamos!

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